Exemples de bonnes pratiques

Face au manque d’anticipation et à l’ampleur inattendue de la pandémie Covid-19, de nombreuses entreprises se sont retrouvées démunies. Cet évènement doit être un déclencheur de conscience et conduire les acteurs à adopter de bonnes pratiques en mettant en place un Plan de Continuité d’Activité (PCA) intégrant le risque pandémique.

Qu’est-ce que le PCA ?

La norme ISO 22301 le définit comme un processus de management holistique qui identifie les menaces potentielles pour une organisation, ainsi que les impacts que ces menaces, si elles se concrétisent, peuvent avoir sur les opérations liées à l’activité de l’organisation, et qui fournit un cadre pour construire la résilience de l’organisation, avec une capacité de réponse efficace préservant les intérêts de ses principales parties prenantes, sa réputation, sa marque et ses activités productrices de valeurs.

Quelques exemples de bonnes pratiques :

  • Mise en place d’une cellule de crise : Une cellule de crise doit impérativement être mise en place. Elle réunit l’ensemble des acteurs de l’entreprise, pour bien se coordonner avec les actions nécessaires et prescrites par les pouvoirs publics.
  • Veille et centralisation des consignes gouvernementales : Les consignes sanitaires recommandées par le gouvernement doivent être respectées par l’entreprise. Il convient de les centraliser en temps réelle via les canaux d’information officiels. Elles doivent en outre faire l’objet d’une communication soutenue auprès de l’ensemble des acteurs de l’entreprise.
  • Analyse de risque : Il s’agit de conduire en amont une analyse du risque de contagion spécifique à l’entreprise afin de décliner de manière opérationnelle les consignes du gouvernement. L’entreprise doit conduire une analyse de risque traditionnelle consistant à identifier et hiérarchiser les fonctions sensibles.  La hiérarchisation des risques va permettre d’identifier les mesures de prévention adaptées aux spécificités de l’entreprise. Ces mesures de prévention peuvent faire l’objet de procédures formalisées et de mises en routine dans l’entreprise pour faciliter leur assimilation.
  • Identifier les pôles nécessaires à la continuité de l’entreprise : Il s’agit d’analyser l’indisponibilité acceptable de certaines ressources pour l’entreprise. Elle consiste à évaluer quel peut être le niveau possible d’activité de l’entreprise en situation de pandémie. Le PCA aura pour tâche de diminuer l’impact et la durée de l’indisponibilité de ces ressources nécessaires à l’activité de l’entreprise (ressources humaines, informationnelles, matérielles, partenariales etc.). Il faudra donc identifier les compétences, postes de travail et moyens nécessaires à la production minimale et au maintien en état des installations.
  • Mettre en place des mesures pour préserver la santé et sécurité des ressources sur site : Ces mesures de sécurité peuvent par exemple consister à désinfecter les bureaux de l’entreprise, améliorer la fluidité d’accès au site, permettre un accès en file « un par un », protéger les postes d’accueil, afficher les consignes de sécurité, réorganiser les salles de réunions, éviter la promiscuité dans les salles de restauration en aménageant les horaires etc.
  • Mettre en œuvre un nettoyage systématique : Il s’agira de nettoyer les parties communes, les outils et le matériel de travail partagés, les sols et surfaces. Cela peut passer par un recours accru aux entreprises d’entretien et de nettoyage, mais également par des consignes spécifiques données aux salariés.
  • Mettre à jour, le cas échéant, les procédures de gestion de crise sanitaire : Il s’agira de prévoir une procédure formalisée de la conduite à tenir en cas de suspicion de contamination d’un salarié qui s’appuie sur les recommandations du gouvernement.
  • Prévenir les risques liés au télétravail : En favorisant le télétravail lorsqu’il est possible et en recensant les personnes pouvant être en télétravail afin d’assurer la continuité de l’activité tout en limitant le risque de contagion. De surcroit, il est essentiel de former l’ensemble des employés à adopter la bonne conduite à suivre en télétravail afin d’assurer la sécurité des systèmes d’information de l’entreprise. 
  • Mettre à disposition des masques et en obliger le port au sein de l’entreprise par tous les salariés pour limiter le risque de contagion.
  • Établir une méthodologie pour la reprise complète d’activité lorsque la sortie de crise sera déclarée : En s’appuyant sur la cellule de crise, il s’agira de déterminer en amont qui préparera la reprise du travail, dans quelles conditions reprendre (disponibilité des fournisseurs, des clients, attitude de l’administration, disponibilité des matières premières etc.), les délais de préparation etc.

Ces quelques exemples peuvent orienter vos réflexions sur la mise en place ou la revue de votre PCA en période de crise sanitaire. Une équipe dédiée, formée et compétente doit mettre en mettre en œuvre la gestion du PCA et le maintenir régulièrement à jour afin d’en assurer la continuité.